|
Draf Surat Perintah Penyidikan
(Sprindik) KPK kepada Anas Urbaningrum bocor ke publik. Permasalahan yang
kemudian diangkat adalah bocornya draf sprindik hanya merupakan perkara
etis.
Padahal jika ditelisik dari kacamata kearsipan, bocornya
draf sprindik bisa diajukan sebagai masalah pidana.
Arsip Negara Dalam Bahasa Hukum
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
(selanjutnya disebut undang-undang kearsipan), arsip didefinisikan sebagai
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Selanjutnya pasal 33 undang-undang kearsipan menyatakan
bahwa arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang
menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara.
Arsip milik negara harus dilindungi dan diselamatkan baik
terhadap arsip yang keberadaannya di dalam maupun di luar wilayah Negara
Kesatuan Republik Indonesia.
Perlindungan dan penyelamatan terhadap arsip milik negara
ini wajib dilakukan negara karena arsip atau dokumen milik negara ini
sebagai bahan pertanggungjawaban setiap aspek kehidupan berbangsa dan
bernegara untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan publik dan
kesejahteraan rakyat (lihat pasal 43 (1) undang-undang kearsipan).
Secara garis besar, arsip terbagi menjadi 2 (dua) yakni,
arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan
secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka
waktu tertentu.
Sedangkan, arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan dan berketerangan dipermanenkan.
Sprindik pada konteks ini digolongkan arsip dinamis.
Pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui proses pengendalian yang
dimulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan
arsip.
Perkaranya kemudian adalah perdebatan yang sempat muncul
mengenai apakah draf sprindik tersebut bisa dikategorikan sebagai arsip
atau tidak.
Dari pemaknaan atas pengelolaan arsip dinamis tersebut
jelas bahwa proses pengelolaan berlangsung dari mulai penciptaan dan draf
merupakan bagian dari penciptaan. Pada taraf draf itulah arsip telah
tercipta. Maka dapat disimpulkan bahwa draf adalah arsip dinamis negara.
Komponen Pengelolaan Arsip Negara
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin
ketersediaan arsip dalam penyelanggaraan kegiatan suatu lembaga negara
sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.
Terkait dengan fungsi arsip sebagai bahan akuntabilitas
kinerja dan alat bukti yang sah maka sejak penciptaannya, penggunaan dan
pemeliharaan serta penyusutannya arsip tersebut harus dikelola dalam suatu
sistem pengelolaan arsip dinamis yang andal, sistematis, utuh dan
menyeluruah sesuai dengan Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) yang
mengacu kepada Sistem Kearsipan Nasional (SKN).
Oleh sebab itu agar pengelolaan arsip pada setiap lembaga
negara, pemerintah daerah maupun BUMN/BUMD dapat berjalan secara efektif
dan efisien maka masing-masing lembaga harus menyusun 4 (empat) komponen
pedoman pengelolaan arsip yang meliputi: tata naskah dinas, klasifikasi
arsip, jadwal retensi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses
arsip.
Empat komponen pengelolaan arsip ini harus menjadi acuan
bagi pencipta arsip (lembaga negara) dalam mengelola arsip negara terutama
arsip dinamis agar dapat menjadi informasi yang dijadikan sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional dari penyelenggaraan sebuah lembaga/organisasi.
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Negara
Arsip dinamis merupakan sumber utama informasi, maka
konsekuensinya adalah arsip harus mudah diakses oleh publik, hal ini diatur
dalam pasal 42 (1) undang-undang kearsipan yang menyatakan bahwa, pencipta
arsip wajib menyediakaan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang
berhak.
Selanjutnya diperjelas oleh pasal 37 Peraturan Pemerintah
Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009
tentang Kearsipan bahwa penggunaan arsip dinamis tersebut diperuntukkan
bagi kepentingan pemerintahan dan masyarakat. Namun, peruntukan itu diatur
dalam klasifikasi keamaan dan akses arsip.
Penentuan kategori klasifikasi keamanan didasarkan pada
identifikasi ketentuan hukum, analisis fungsi unit kerja dalam organisasi,
job description (uraian tugas) serta analisis resiko.
Dari hasil pertimbangan itu akan dihasilkan 4 (empat)
kategori klasifikasi keamanan arsip negara yakni, sangat rahasia, rahasia,
terbatas, biasa.
Sangat rahasia merujuk pada arsip negara tertentu yang
jika diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan
negara, keutuhan wilayah negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) dan
keselamatan bangsa.
Rahasia merujuk pada arsip tertentu yang jika diketahui
oleh pihak yang tidak berhak, dapat terganggunya fungsi penyelenggaraan
negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi
makro.
Apabila informasi yang terdapat dalam arsip bersifat
sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian serius terhadap
privasi, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak
kemitraan dan reputasi.
Terbatas me rujuk pada arsip tertentu yang jika diketahui
oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggungnya pelaksanaan
fungsi dan tugas lembaga negara, seperti kerugian finansial yang signifikan.
Biasa/terbuka merujuk pada arsip tertentu yang apabila
dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun terhadap keamanan negara.
Dengan mempertimbangkan dampak, para pejabat yang berhak
dapat membuka akses dan mengizinkan informasi (arsip) tersebut untuk dapat
disajikan demi kepentingan pihak yang berhak baik pemerintah maupun publik.
Persoalannya adalah apakah pada lembaga KPK telah ada
aturan formal mengenai klasifikasi keamanan tersebut dan apakah sprindik
telah diatur didalamnya?
Terkait sanksi, apabila ada pihak yang mencoba membuka
akses arsip negara tanpa persetujuan pejabat yang berwenang dengan cara apapun
dapat dikenai sanksi sebagaimana diatur dalam pasal 82 undang-undang
kearsipan yang menyatakan bahwa setiap orang yang dengan sengaja
menyediakan arsip dinamis kepada pengguna arsip yang tidak berhak, dapat
dipidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun atau denda paling banyak Rp
125.000.000,-.
Jika sprindik telah dikategorikan sebagai rahasia maka
lihat juga pasal 85 undang-undang kearsipan, maka membocorkannya dapat
dikenakan hukum penjara paling lama 5 (lima) tahun atau dengan paling
banyak Rp 250.000.000,-.
Dengan diaturnya mengenai klasifikasi keamanan dan akses
arsip dinamis diharapkan akan terpenuhi kewajiban untuk menjaga keamanan
dan keselamatan arsip negara disatu sisi dan disisi lain terpenuhi
kebutuhan masyarakat akan informasi secara adil sesuai aturan hukum.
Terpampang jelas dari uraian diatas, bahwa kasus bocornya
draf sprindik bukan sekedar perkara etis belaka melainkan juga perkara
pidana. Maka penyelesaiannya tidak cukup hanya melalui komite etik semata.
Dari kasus beredarnya draf Sprindik ke ranah publik,
dapat kita petik pelajaran bahwa inilah saatnya setiap lembaga negara harus
serius mengelola arsip negara dengan standar yang mengacu pada pada Sistem
Kearsipan Nasional. ●
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar