Kesulitan
Waktu (?)
Alberto
Hanani ; Founder dan Managing Partner
BEDA & Company
|
KORAN
SINDO, 24 Juni 2014
Di
tengah era digital, manajer dan eksekutif dihadapkan dengan berbagai
mekanisme koordinasi yang baru. Surat elektronik, pesan instan, hingga rapat
virtual memenuhi jadwal mereka. Era baru ini membuat mereka menghadapi
kesulitan baru, kesulitan waktu.
Berbagai
mekanisme koordinasi yang baru tersebut membuat intensitas dalam
berkomunikasi meningkat secara signifikan di dalam organisasi. Eksekutif
mulai kesulitan mengatur waktu. Saat ingin mulai fokus memikirkan suatu
permasalahan, rentetan surat elektronik, pesan instan, dan undangan rapat
elektronik menyerbu dan mengaburkan fokus para eksekutif dalam memerhatikan
masalah-masalah krusial. Sebuah studi yang dilakukan oleh Chris Brahm mencoba
melihat bagaimana para eksekutif dan manajer perusahaan mengalokasikan
waktunya untuk berkomunikasi secara internal di dalam organisasi.
Pada
tahun 1990-an, komunikasi yang dilakukan oleh eksekutif perusahaan meningkat
dua kali lipat dari dekade sebelumnya, menjadi sebesar 9.000 kali komunikasi
(melalui berbagai media) dalam satu tahun. Hal ini terutama didorong oleh
adopsi awal surat elektronik. Dekade berikutnya, 2000-an, angka tersebut
meningkat lebih signifikan. Komunikasi meningkat hampir tiga kali lipat
hingga 25.000 kali komunikasi per tahun dengan diadopsinya surat elektronik
secara luas. Pada dekade 2010-an, Angka tersebut masih meningkat.
Dengan
adopsi rapat-rapat virtual seperti Skype
dan conference call, mekanisme
koordinasi dan komunikasi meningkat menjadi 30.000 komunikasi per tahun.
Dengan asumsi ada 240 hari kerja dalam satu tahun, angka tersebut menunjukkan
bahwa seorang manajer atau pun eksekutif perusahaan ”diserang” oleh 125 pesan
dalam satu harinya! Bayangkan, dalam satu hari Anda mendapati perangkat
pintar saudara dipenuhi oleh notifikasi sebanyak 125 pesan. Dengan delapan
jam kerja dalam satu hari, Anda harus merespons notifikasi setiap empat
menit!
Kesulitan Baru: Waktu
Dengan
serbuan komunikasi di era digital ini, manajer dan eksekutif perusahaan
menemukan dirinya tenggelam dalam koordinasi dan komunikasi yang sering kali
tidak menciptakan produktivitas dan kinerja yang baik. Pemimpin perusahaan
sering kali menghabiskan waktunya hanya untuk merespons berbagai pesan yang
masuk ke dalam perangkat pintarnya. Hal tersebut membuat mereka teralih
sepenuhnya dari fokus utama untuk mengambil keputusan yang krusial.
Adopsi
rapat virtual membuat para pemimpin perlu mengalokasikan waktu lebih banyak
untuk berkoordinasi dalam rapat. Adanya conference
call dan Skype meningkatkan
interaksi secara virtual. Namun di
tengah meningkatnya alokasi waktu untuk berkoordinasi, Chris Brahm menemukan
dua poin negatif dari kenyataan baru ini. Pertama , koordinasi tidak mengarah
pada pengambilan keputusan tertentu. Dalam studi tersebut ditemukan bahwa
koordinasi dan komunikasi hanya bersifat membagi informasi tertentu pada
orang yang tidak relevan.
Studi
tersebut menunjukkan bahwa isi pesan dari koordinasi tersebut hanya untuk
membagi informasi, bukan untuk mengumpulkan masukan atas alternatif dalam
menyelesaikan masalah tertentu. Kedua , perilaku rapat yang disfungsional
meningkat. Sering dalam kejadian sehari-hari kita melihat bahwa dalam rapat seseorang
terpaksa harus membalas pesan maupun mengangkat telepon dari pihak lain.
Selain itu, sering kali seorang manajer maupun eksekutif perusahaan
menyetujui untuk datang dalam dua rapat di waktu sama. Sayangnya, mereka
hanya akan mendatangi satu rapat saja. Hal-hal di atas membuat kinerja
kolektif tim maupun individu menurun dan menciptakan efektivitas yang rendah
di dalam sebuah perusahaan maupun organisasi.
Praktik Mengelola Waktu
Dengan
kenyataan baru ini, kesulitan waktu tidak cukup hanya direspons oleh seorang
individu saja. Apabila seorang individu mulai menerapi dirinya dengan
manajemen waktu, semuanya menjadi sia-sia saat individu lain di dalam
organisasi belum dapat menyesuaikan. Pengelolaan waktu perlu menjadi fokus
organisasi. Perusahaan perlu memperhatikan bahwa waktu, sama seperti uang,
adalah sumber daya yang langka. Perlu ada usaha kolektif dalam mengelolanya.
Organisasi
perlu mengusahakan agar para manajer dan eksekutifnya memiliki ruang untuk
memikirkan dan mengambil keputusan penting secara efektif, melalui waktu
rapat dan koordinasi yang efisien dan produktif. Terdapat beberapa praktik
yang dapat digunakan oleh organisasi dalam mengelola waktu organisasi.
Pertama, seleksi agenda rapat. Pemimpin perusahaan dan perangkat yang mendukungnya
perlu secara konsisten menyusun agenda rapat yang jelas. Langkah berikutnya
adalah mulai memilah dan menyeleksi rapat-rapat yang memiliki tingkat urgensi
paling tinggi untuk audiens yang tepat.
Kedua,
mekanisme evaluasi atas inisiatif program baru. Sering kali organisasi
menghabiskan waktu terlalu banyak dalam mendiskusikan inisiatif program baru
yang timbul di tengah tahun berjalan dan belum jelas eksekusinya. Ketiga,
standardisasi pengambilan keputusan. Permasalahan manajemen rutin maupun
permasalahan operasional yang sering timbul dapat ditentukan standar pengambilan
keputusannya. Keempat, disiplin organisasi atas waktu.
Ada tiga
hal yang dapat dibentuk dalam disiplin organisasi ini: agenda dengan sasaran
yang jelas, waktu mulai tepat waktu, dan selesaikan rapat lebih cepat
(terutama jika rapat terasa tidak mengarah pada pengambilan keputusan yang
produktif). Di tengah kenyataan baru ini, organisasi perlu memperhatikan
bahwa manajer dan pemimpinnya menghadapi kesulitan untuk mengatur waktu.
Diperlukan usaha yang mencakup seluruh organisasi agar organisasi tidak
menjadi disfungsional karena komunikasi dan koordinasinya. ●
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar