Kebakaran di Kampus : Apa Kabar Arsip Perguruan Tinggi?

Kebakaran di Kampus : Apa Kabar Arsip Perguruan Tinggi? Harry Bawono  ;  Peneliti di Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan (Pusjibang Siskar)

DETIKNEWS,  15 Januari 2014

                                                                                                                        

Gedung C FISIP UI terbakar (07/01/2014). Gedung yang menjadi tempat arsip, beberapa pusat kajian dan sekretariat Departemen Sosiologi itu luluh lantak. Dari kejadian ini yang paling disesalkan adalah musnahnya koleksi 3 ribu buku Sosiolog Iwan Gardono yang tersimpan di Laboratorium Sosiologi (sebagaimana dilansir oleh detik.com 07/01/2014). Sebagian besar dari buku-buku tersebut merupakan buku langka yang sudah tidak diterbitkan lagi. Selain itu, laporan berbagai hasil penelitian dan juga arsip yang tersimpan dalam gedung turut musnah dilalap api. Buku, arsip ataupun dokumen merupakan harta tak ternilai. Musnahnya buku, arsip ataupun dokumen adalah musnahnya 'pemikiran' dan catatan peristiwa. Tulisan ini ingin menyampaikan bahwa efek dari bencana semacam kebakaran dan lainnya itu terhadap buku dan arsip dapat diminimalisir sedemikian rupa ketika pihak perguruan tinggi mengadopsi penyelenggaraan arsip perguruan tinggi. Penyelenggaraan arsip perguruan tinggi bukanlah sekedar penyediaan tempat penyimpanan arsip, melainkan usaha sistematis pengelolaan arsip mulai dari tercipta hingga proses selanjutnya. Fokus dalam tulisan ini adalah arsip, dengan pertimbangan karakteristik arsip yang berbeda dengan buku. Selama ada kopiannya, buku relatif tidak masalah dan bisa diperbanyak kapan saja. Hal ini berbeda dengan arsip yang nilainya justru terletak pada keasliannya dan tercipta sebagai satu-satunya. Kalaupun ada kopian dari arsip tersebut, harus ada jaminan keautentikan dari organisasi yang menciptakan arsip tersebut ataupun otoritas yang memiliki kewenangan. Perguruan Tinggi: Jejak Tridharma Pendidikan Dalam menjalankan perannya, perguruan tinggi berpegang pada Tridharma pendidikan. Tridharma pendidikan dijabarkan dalam tiga point, dharma pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. Dharma pendidikan dilakukan melalui kegiatan belajar mengajar. Dharma penelitian dilakukan melalui kegiatan penelitian dalam rangka memperkaya khazanah keilmuan maupun penuntasan suatu masalah sosial tertentu. Dharma pengabdian masyarakat dilakukan melalui kegiatan pemberdayaan masyarakat yang dijalankan dalam rangka mewujudkan kualitas masyarakat yang jauh lebih baik. Implementasi Tridharma tersebut selain meninggalkan jejak dalam bentuk aktivitas kegiatanya juga catatan atas kegiatan itu. Catatan kegiatan itulah yang disebut arsip. Sebagaimana merujuk pada definisi arsip versi Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Catatan kegiatan dalam bentuk arsip dengan segala media rekamnya merupakan jejak bagaimana Tridharma pendidikan dilaksanakan. Hal ini selain sebagai catatan juga sebagai bukti akuntabilitas perguruan tinggi dalam mengimplementasikan Tridharma pendidikan dengan segala bentuk aktivitasnya. Maka lenyapnya atau musnahnya arsip dalam kebakaran tidak sekedar musnahnya kertas atau media rekam apapun itu melainkan juga hilangnya jejak perguruan tinggi sebagai organisasi dalam menjalankan aktivitasnya, Tridharma pendidikan. Guna mengantisipasi musnahnya arsip dari berbagai ancaman yang potensial, arsip perguruan tinggi menjadi resep jitu, dan ini telah tertuang jelas dalam berbagai kebijakan mengenai kearsipan. Arsip Perguruan Tinggi: Sistem Pengelolaan Arsip Terintegrasi Arsip Perguruan Tinggi diatur dalam kebijakan kearsipan yang tertuang dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Disamping itu, juga sudah dilengkapi dengan Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi.  Arsip Perguruan Tinggi dikonsepkan sebagai sistem penyelenggaraan kearsipan di Perguruan Tinggi yang menjadi mekanisme pengelolaan arsip secara terintegrasi sehingga menjamin keselamatan arsip secara sistemik. Dijelaskan di dalam Pedoman Penyelenggaraan Arsip Perguruan Tinggi, Arsip Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi (Lampiran Perka ANRI Nomor 24 tahun 2011 tentang Penyelenggaraan Arsip Perguruan Tinggi, hlm: 5). Secara keorganisasian, arsip perguruan tinggi terdiri dari unit pengolah, unit kearsipan II, unit kearsipan I dan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT). Unit pengolah adalah unit yang memiliki fungsi dan tugas pengelolaan arsip aktif dan program arsip vital dilingkungannya. Unit kearsipan II adalah unit yang bertugas melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun dari unit pengolah/unit kerja, dan pembinaan kearsipan di lingkungannya. Unit kearsipan I adalah unit yang bertugas melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi. LKPT adalah unit/organ perguruan tinggi yang memiliki fungsi dan tugas melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berasal dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi, serta pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Unit kearsipan II berada di lingkungan sekretariat rektorat, sekretariat fakultas, dan sekretariat UPT atau dengan sebutan lain. Sementara, unit kearsipan I berada pada LKPT. LKPT secara sederhana dapat dilihat seperti lembaga perpustakaan tingkat universitas yang memiliki lembaga tersendiri, pun begitu dengan LKPT. Jika UPT perpustakaan mengelola buku, LKPT mengelola arsip. Perkara sistem pengelolaan, arsip ditopang oleh 4 (empat) elemen berikut, Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip, serta Jadwal Retensi Arsip (JRA). Tata Naskah Dinas secara sederhana adalah acuan bagi bagaimana arsip diciptakan dengan segala aturan-aturan penyusunannya. Klasifikasi Arsip dapat diartikan sebagai acuan bagaimana nantinya arsip diberkaskan atau ditata. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip merupakan acuan untuk memastikan suatu arsip dikategorikan sangat rahasia, rahasia, terbatas, biasa atau lainnya sehingga jelas arsip tersebut diperuntukkan untuk pihak mana dan pihak mana yang berhak mengaksesnya. Dengan 4 (empat) elemen tersebutlah pengelolaan arsip berlangsung. Secara umum, pengelolaan arsip terdiri dari pengelolaan arsip dinamis dan statis. Pengelolaan arsip dinamis meliputi, penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan. Penciptaan arsip terdiri atas: membuat, menerima, meregistrasi, mengontrol distribusi. Penggunaan dan Pemeliharaan terdiri atas: memberkaskan, menggunakan, memelihara, mengamankan. Penyusutan arsip terdiri dari, menilai dan menyeleksi, memindahkan, memusnahkan, menyerahkan. Sementara, pengelolaan arsip statis meliputi, akuisisi, pengaturan dan deskripsi, preservasi, akses dan layanan, pemanfataan dan pendayagunaan. Akuisisi terdiri dari: menilai dan serah terima arsip statis. Pengaturan dan deskripsi terdiri dari: mendeskripsikan arsip, mengatur arsip, dan membuat findings aids (sarana temu kembali). Preservasi terdiri dari: menyimpan, memelihara, dan mengamankan. Akses dan layanan terdiri dari: penentuan akses dan layanan arsip . Pemanfaatan dan Pendayagunaan terdiri dari: pameran dan publikasi arsip. Sumber daya manusia juga tidak bisa diacuhkan. Pengelolaan arsip perguruan tinggi mensyaratkan sumber daya manusia yang mumpuni dibidang kearsipan atau dengan background apapun sejauh didukung oleh mekanisme pelatihan dan pendidikan kearsipan. Selain itu, prasarana dan sarana menjadi hal yang penting untuk menopang keberlangsungan sistem. Prasarana penting untuk mendukung pengelolaan antara lain, central file, records center dan depot. Central file merupakan ruangan tempat untuk menyimpan arsip aktif pada unit pengolah/satuan kerja. Records center adalah tempat untuk menyimpan arsip inaktif dengan retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun pada unit kearsipan II dan pada unit kearsipan I arsip inaktif dengan retensi minimal 10 (sepuluh) tahun. Depot diperuntukkan bagi penyimpanan arsip statis pada LKPT. Central file, records center, dan depot harus dirancang tahan api dan perangkat lain yang memastikan jika pun kebakaran terjadi tidak menimbulkan kerusakan yang parah terhadap arsip . Untuk central file cukup menggunakan ruangan yang tersedia tapi tetap dilengkapi dengan prasarana pendukung yang mumpuni. Sementara, untuk records center dan depot harus berupa bangunan tersendiri yang terpisah dari office. Setelah mengulas arsip perguruan tinggi sebagai suatu sistem pengelolaan arsip. Penting untuk mengetengahkan permasalahan seputar arsip perguruan tinggi itu sendiri. Dari hasil kajian yang dilakukan oleh Pusjibang Siskar pada tahun 2011 dan 2013 ditemukan bahwa dari 98 Perguruan Tinggi Negeri (PTN) di Indonesia, baru 2 (dua) PTN yang memiliki lembaga arsip perguruan tinggi, Universitas Indonesia dan Universitas Gadjah Mada. UI dengan Arsip Universitas Indonesia dan UGM dengan Arsip Universitas Gadjah Mada. Persoalan yang terungkap adalah setidaknya ada 2 (dua), persoalan internal perguruan tinggi dan persoalan di ANRI sebagai lembaga yang menggawangi kearsipan di Indonesia. Untuk perguruan tinggi yang sama sekali belum memiliki, persoalan internal di perguruan tinggi berkutat pada komitmen politik dari para petinggi perguruan tinggi untuk mengimplementasi amanah undang-undang terkait arsip perguruan tinggi dan ketidakpahaman mengenai arsip perguruan tinggi itu sendiri. Sementara, untuk perguruan tinggi yang sudah memiliki, persoalan berkutat pada pembentukan arsip perguruan tinggi seakan masih sekedar memenuhi syarat saja bahwa telah ada arsip perguruan tinggi sementara mereka masih kesulitan dalam memapankan sistem karena dukungan yang menurut mereka masih minim. Sementara untuk, persoalan di ANRI terletak pada pengembangan arsip perguruan tinggi masih fokus pada sosialisasi/publikasi dalam bentuk klasikal semata. Dari hasil telaah kajian Pusjibang Siskar, sosialisasi/publikasi penting dalam tahap awal, namun diperlukan suatu upaya yang sistemik mulai dari lobi antara pihak ANRI dengan petinggi perguruan tinggi bersangkutan hingga terbentuknya arsip perguruan tinggi. Bahkan jika perlu, merujuk pada Rudi Anton, MH,. (Kepala Pusjibang Siskar) perlu dibentuknya tim kecil yang khusus menangani arsip perguruan tinggi dari mulai awal persiapan hingga terbentuk dalam artian mendampingi terus komunitas kearsipan diperguruan tinggi yang dimaksudkan. Sehingga ada keberlanjutan dari apa yang telah disosialisasikan/dipublikasikan. Kasus kebakaran gedung C FISIP UI selayaknya dapat dijadikan sebagai gugahan dan momentum bagi perguruan tinggi untuk menjadikan arsip perguruan tinggi sebagai bagian tak terpisahkan dari pengembangan dan pembangunan perguruan tinggi. Khusus untuk pihak UI, penting untuk menguatkan Arsip Universitas Indonesia sehingga dapat mengembankan tugas sebagaimana yang telah diamanahkan oleh peraturan perundang-undangan. Dari uraian ini, tergambarkan jelas bahwa penyelenggaraan arsip perguruan tinggi bukanlah sekedar perkara penyediaan tempat penyimpanan arsip, melainkan usaha sistematis pengelolaan arsip mulai dari tercipta hingga proses selanjutnya. Dari usaha sistemik inilah arsip dapat terpelihara sekaligus terkelola secara baik sehingga meminimalisir kerusakan atau musnahnya arsip dari berbagai ancaman yang potensial. Sehingga jejak perguruan tinggi dalam menggeliatkan Tridharma pendidikan dapat terlacak secara baik. ●